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FORMAZIONE AZIENDALE:

Definire la formazione sulla Privacy più adeguata per i dipendenti

L’entrata in vigore del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) ha ulteriormente rafforzato l’importanza all’interno delle aziende della formazione in ambito privacy.

L’azienda, infatti, qualora agisca quale titolare o quale responsabile del trattamento, opera per mezzo di soggetti autorizzati al trattamento dei dati, i quali dovranno ricevere idonea formazione affinché possano essere consci dei trattamenti di dati personali che svolgono nel corso della loro attività lavorativa e siano in grado di effettuarli nel rispetto della normativa e delle istruzioni fornite.

Allo stesso modo, la formazione sarà importante per l’azienda nel suo complesso al fine di limitare i rischi di incorrere in eventuali contestazioni o sanzioni in merito al trattamento dei dati, nonché per ridurre i rischi in ambito sicurezza.

Tale formazione potrà essere uno degli aspetti necessari per consentire di dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del GDPR, potendo limitare di fatto i rischi per i diritti e le libertà dei soggetti interessati.

Il GDPR rafforza l'importanza della formazione aziendale.
Scopri il piano formativo di SAMM Servizi

Dopo una breve sintesi delle disposizioni del GDPR applicabili in materia di formazione dei soggetti autorizzati, di seguito qualche spunto per valutare come le aziende possano definire ed attuare la suddetta formazione in ambito privacy.

In primo luogo, l’azienda, attraverso l’ausilio del Data Protection Officer e/o del Privacy Officer e del loro team di lavoro, nonché di eventuali consulenti esterni, dovrà redigere un piano formativo, definendo quali siano i soggetti che andranno formati, le tematiche, la durata e le modalità del corso.

Dovrà inoltre essere previsto un budget di spesa per l’esecuzione di tali attività formative.

Per quanto attiene ai soggetti da formare, ovviamente il piano formativo dovrà interessare quantomeno tutti i soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali, i quali dovranno ricevere da un lato una formazione generica sulla normativa in vigore sul trattamento dei dati personali e, dall’altro, una formazione specifica, che consenta loro di comprendere come dovranno procedere alle operazioni di trattamento dei dati personali nella loro attività quotidiana (a titolo di esempio, un dipendente dell’Ufficio Risorse Umane dovrà ricevere istruzioni e formazione specifica su come trattare i dati personali dei dipendenti, dei candidati che inviano i loro curriculum vitae all’azienda, e così via).

È quindi importante che i dipendenti ricevano una formazione connessa al loro ruolo ed all’area aziendale di riferimento.

Occorrerà poi valutare se far svolgere il corso da un formatore esterno oppure da un soggetto interno all’organizzazione.

Quale può essere la scelta migliore?

Da una breve analisi, è possibile intuire che un formatore interno avrà sicuramente una conoscenza maggiore della realtà aziendale e potrà quindi tradurre con maggiore facilità i principi sul trattamento dei dati personali nel contesto dell’organizzazione.

Il rischio è, tuttavia, che non abbia adeguate competenze sia da un punto di vista tecnico/legale che da un punto di vista formativo, rischiando pertanto di non fornire nozioni corrette o di non essere ascoltato in modo adeguato dai colleghi partecipanti al corso di formazione.

Dall’altro lato, un formatore esterno potrebbe avere maggiori competenze tecniche, ma dovrà probabilmente impiegare più tempo per conoscere l’azienda e le sue peculiarità, al fine di poter erogare una formazione più specifica.

Spetterà quindi all’azienda valutare la soluzione che ritiene più consona alle proprie esigenze.

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  • il disciplinare all'utilizzo dei dati,
  • la check-list
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